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策划部门
制定会议方案,协调各部门工作。包括:1、与主办方沟通确定会议时间、地点、规模等基本情况;2、制定会议全方案(会议流程、场地布置、设计制作、会议预算)等;3、邀请与会嘉宾;4、拟定其他部门需配合完成的工作方案;5、把握并推动会议进度;6、梳理、总结会议情况。
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会务部门
为嘉宾提供细致、周到的服务,保证嘉宾的体验感。包括:1、提前确定会务组房间号,并通知参会来宾;2、会务组门牌明显标识,便于来宾寻找;3、建立酒店与会议团队的沟通桥梁;4、24小时值班制,解决参会来宾各类疑难问题;5、保证房间的网络服务;6、安排必要办公设备办公软件及办公用品,方便来宾使用。
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外联部门
为外国嘉宾以及我国重要嘉宾的外事活动提供服务。包括:1、翻译所有的资料、文件、讲话稿等;2、安排、培训、配备专业的翻译人员;3、充分了解国际礼仪,为所有外宾提供接待服务;4、组织并实施所有的外事活动。
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数据统计部门
收集、记录、统计详细的各类信息。包括:1、确定标准服务用语,提供优质服务;2、根据客户提供来宾名单,准确了解来宾会务信息;3、根据临行更改信息,及时调整相关数据;4、准确安排接机、接站、住宿、用餐、VIP陪同及参会工作。
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交通服务部门
制定嘉宾交通路线及时间,保证嘉宾顺利入场、离场。包括:1、按照数据统计时间,准确接送来宾;2、根据来宾数量,合理安排车辆;3、车辆张贴明显标识,便于来宾寻找;4、途中安排矿泉水及当天报纸,提供贴心服务;5、安排值班车辆,处理应急事件;6、大型客车配备服务人员及各类设施,设施包括:音乐及DVD光盘、垃圾袋等。
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安全保障部门
统筹并负责会议活动中各项安全保卫工作的组织和实施。包括:1、拟定细致的安全保障方案以及应急预案;2、根据不同规模和要求,合理设置并及时调整安保布控区域、入场和行车路线,最大限度便利嘉宾参观和出席各项活动;3、做好现场消防工作,保证会议安全、顺利。
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住宿餐饮部门
提供规范、标准的住宿、餐饮服务。包括:1、重要来宾房间提前查房;2、提供欢迎卡、会议资料、鲜花、水果、报纸及特殊需求;3、协助酒店办理来宾入住登记及退房手续;4、每日根据日程安排,确定标准语言,通知酒店总机叫早;5、根据流程安排之路水牌方便客户寻找用餐地点;6、提前检查各餐及茶歇准备状况,确保按时开餐。
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医疗保障部门
拟定医疗应急预案,解决突发事件。包括:1、配备医疗人员,设置医疗应急点;2、保证医疗通道的顺畅、便利;3、提前购买常备药品,种类包括:感冒、消炎、晕车、呕吐、腹泻、创伤、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧气袋等;4、基本设备包括:担架、体温表、听诊器、手电筒、棉签等。